一、會(huì)議概述

會(huì)議的涵義與作用

組織會(huì)議，簡(jiǎn)稱“辦會(huì)”，是秘書工作的重要內(nèi)容之一。

什么是會(huì)議?簡(jiǎn)單地說，三個(gè)人以上、聚合在一起、就某個(gè)或某些議題進(jìn)行討論或解決，就是會(huì)議。兩個(gè)人談話或討論叫交談或會(huì)談，三個(gè)人以上，沒有主持人又沒有中心議題的談話叫閑聊。

另外，眾多人聚合在一起，也有主持人或主辦人，但不是為了討論或解決問題，而是為了顯示某種精神或力量，或是為了同一個(gè)目標(biāo)而進(jìn)行的有組織的活動(dòng)，也被稱作什么“會(huì)”。前者如慶祝會(huì)、歡迎會(huì)、聲討會(huì)等；后者如運(yùn)動(dòng)會(huì)、展銷會(huì)、追悼會(huì)或者宴會(huì)、舞會(huì)，等等。這些“會(huì)”，只是聚會(huì)，“會(huì)而不議”，和我們這里討論的“會(huì)議”在性質(zhì)上和作用上是有區(qū)別的。

通常，召開會(huì)議需要一定的時(shí)間，在一定的地點(diǎn)，正式的會(huì)議還要冠以能反映會(huì)議內(nèi)容、性質(zhì)、人員、時(shí)間、地點(diǎn)等完整而確切的名稱。

(1)會(huì)議可按不同的標(biāo)準(zhǔn)劃分為不同的類別。

按內(nèi)容、性質(zhì)，分為代表大會(huì)、工作會(huì)議、學(xué)術(shù)會(huì)議、聯(lián)席會(huì)議等；如按會(huì)議的形式，可分為小組會(huì)、座談會(huì)、報(bào)告會(huì)等：按與會(huì)人員的成分，可分為黨委會(huì)、董事會(huì)、記者招待會(huì)等；按照人數(shù)、規(guī)模，可分為大型會(huì)議、中型會(huì)議、小型會(huì)議;按照會(huì)議召開的規(guī)律或日期，可分為定期例會(huì)、臨時(shí)性會(huì)議；此外，還有按會(huì)議的范圍、地區(qū)、時(shí)間分類的。

(2)會(huì)議的作用。

無論什么會(huì)議，總要圍繞中心議題進(jìn)行討論，總希望弄清什么問題，或解決什么問題，或得出什么結(jié)果?？傊?，要達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，這是就會(huì)議的整體作用而言的。比如，通過交流，取得了新的信息橡姿；經(jīng)過討論，集思廣益，取長補(bǔ)短，形成了正確的意見；通過表決，多數(shù)或一致作出了決定或決議；通過聽取別人的報(bào)告或發(fā)言，受到啟發(fā)或教育，等等。

會(huì)議的作用還應(yīng)該從每一個(gè)與會(huì)者所起的作用來認(rèn)識(shí)。會(huì)議與會(huì)者一般有三種人：

一種是會(huì)議的主持人或召集人，一種是參加會(huì)議的正式成員，還有一種是受邀請(qǐng)參加或列席的人員。這三種人員都應(yīng)起到自己應(yīng)起的作用。

另外還有一種人員，既非主持人或正式與會(huì)者，又非受邀請(qǐng)者或列席者，但他們都參加會(huì)議。自始至終為會(huì)議服務(wù)，對(duì)支持和保證會(huì)議取得預(yù)期效果起著不可替代的重要作用，那就是秘書。

會(huì)議的要素

一般來說，會(huì)議有六個(gè)要素，即：與會(huì)者、主持人、議題、名稱、時(shí)間、地點(diǎn)。下面分別介紹之。

與會(huì)者

與會(huì)者就是參加會(huì)議的正式成員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會(huì)場(chǎng)上的其他服務(wù)人員。人們被召集來開會(huì)，是要花費(fèi)一定時(shí)間和精力的，而時(shí)間和精力在某種程度上就是效益，就是財(cái)富，只能創(chuàng)造，不能浪費(fèi)。因此，從原則上講，參加會(huì)議的人應(yīng)做到：該參加的一個(gè)不少，不該參加的一個(gè)不多。

具體地說，與梁螞絕會(huì)者應(yīng)具有必要性、重要性、合法性。

必要性。這是指與會(huì)者必須是與會(huì)議直接有關(guān)的人員，也就是符合會(huì)議確定范圍。有權(quán)了解會(huì)情、提出意見、表示態(tài)度、作出決定的人；或是能提供信息、深化討論、直接有助于會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果的人。

重要性。這里指的是與會(huì)者雖與會(huì)議沒有必然的、直接的關(guān)系，但卻有利于會(huì)議的進(jìn)展或擴(kuò)大效果的人員。這些人員通常是臨時(shí)邀請(qǐng)的。

合法性。這是指有些重要的會(huì)議，與會(huì)者必須具有合法的身份和法定的資格。如：人民代表大會(huì)的與會(huì)者必須是依法選舉產(chǎn)生的各級(jí)人民代表；黨的代表大會(huì)首先必須是黨員，其次必須是各級(jí)黨組織全體黨員選舉產(chǎn)生的代表；公司董事會(huì)或股東大會(huì)的與會(huì)者必須是按照公司組織法和公司章程正式確定的董事或股東，等等。

有些會(huì)議組織者不注重與會(huì)者的必要性、重要性和合法性。而只顧壯場(chǎng)面、求熱鬧，或是利用會(huì)議向上攀、拉關(guān)系．造成開幕式、閉幕式、拍照、宴請(qǐng)、發(fā)紀(jì)念品、參觀游覽時(shí)轟轟烈烈．而正式會(huì)議時(shí)反而稀稀拉拉、冷冷清清。結(jié)果不僅是很大的浪費(fèi)。甚而沖淡或干擾了會(huì)議的主題。這種做法是應(yīng)該反對(duì)的。

主持人

主持人是會(huì)議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會(huì)議的組織者和召集者，對(duì)會(huì)議的正常開展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。

會(huì)議主持人通常由有經(jīng)驗(yàn)、有能力、懂行的人，或是有相當(dāng)?shù)匚?、威望的人?dān)任。一般有兩種情況：一種是當(dāng)然主持人，是由其職務(wù)和地位，也就是由組織的章程或法規(guī)決定的。如：?jiǎn)挝坏墓ぷ骼龝?huì)由單位領(lǐng)導(dǎo)人主持，黨組織的會(huì)議由黨的書記主持，董事會(huì)由董事長主持。主持人因故不能主持會(huì)議時(shí)，也可委托副職或其他相應(yīng)的負(fù)責(zé)人主持。

另一種是臨時(shí)的主持人，比如，各種代表會(huì)議，物凳或幾個(gè)單位、幾個(gè)地區(qū)的聯(lián)席會(huì)議，則由代表們選舉或協(xié)商產(chǎn)生。特別重大的會(huì)議，則需產(chǎn)生相應(yīng)人數(shù)的主席團(tuán)，由主席團(tuán)成員集體或輪流主持會(huì)議。除了小型會(huì)議之外，大中型會(huì)議的主持人主持會(huì)議時(shí)通常需要秘書長或秘書協(xié)助。

議題

議題．是會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會(huì)議圍繞這樣的議題展開討論、進(jìn)行研究，才容易取得共識(shí)或最后表決通過。因此每次會(huì)議的議題應(yīng)該盡可能集中、單一，不宜過多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一會(huì)議上討論，使與會(huì)者的注意力分散，不利于解決問題。

議題的產(chǎn)生通常有兩種情況：一種是領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要指定的；另一種是秘書調(diào)查研究、綜合信息后提出。再經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的。

有些重大的代表會(huì)議，先由代表提出“提案”，由秘書或秘書處匯總。再提交主席團(tuán)或?qū)ｉT的“提案審查委員會(huì)”審議通過，才能成為列入會(huì)議議程的正式議題。因此，議題還必須具有合法性。

名稱

正式會(huì)議必須有一個(gè)恰當(dāng)、確切的名稱。

俗話說，名不正則言不順。會(huì)議的名稱要求能概括并能顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)、參加對(duì)象、主辦單位或組織、時(shí)間、屆次、地點(diǎn)或地區(qū)、范圍、規(guī)模，等等。

會(huì)議名稱必須用確切、規(guī)范的文字表達(dá)。它既用于會(huì)前的“會(huì)議通知”，使與會(huì)者心中有數(shù)，作好準(zhǔn)備；又用于會(huì)后的宣傳，擴(kuò)大會(huì)議的效果；更用于會(huì)議過程中使與會(huì)的全體成員產(chǎn)生凝聚力和

藍(lán)嚴(yán)惑。

大中型的會(huì)議名稱被制作成橫幅大標(biāo)語，置于會(huì)議主席臺(tái)的上方或后方，作為會(huì)議的標(biāo)志，簡(jiǎn)稱“會(huì)標(biāo)”。會(huì)標(biāo)必須用全稱，不能隨意省略，以免不通，產(chǎn)生誤會(huì)。

時(shí)間

會(huì)議時(shí)間有三種含義：一是指會(huì)議召開的時(shí)間；二是指整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)；三是指每次會(huì)議的時(shí)間限度。

會(huì)議召開時(shí)間。某個(gè)會(huì)議什么時(shí)間召開最合適?要考慮多種因素，首先是需要，如每周一次的工作例會(huì)，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會(huì)議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計(jì)劃，通過各種預(yù)算等。有些會(huì)議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強(qiáng)的季節(jié)性或季度性。其次是可能，即最好是每位與會(huì)者都能參加的時(shí)間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報(bào)會(huì)，常定在下班前半小時(shí)，而不是安排在剛上班時(shí)。再次是適宜，即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會(huì)因素。

會(huì)議需要時(shí)間，可長可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天。會(huì)議組織者應(yīng)盡可能準(zhǔn)確地預(yù)計(jì)需要時(shí)間，在會(huì)議通知中寫明，便于與會(huì)者有計(jì)劃地安排。

會(huì)議時(shí)間限度。每次會(huì)議時(shí)間最好不超過一小時(shí)。如果需要更長時(shí)間，應(yīng)該安排中間休息。

地點(diǎn)

會(huì)議地點(diǎn)，又稱“會(huì)址”。既是指會(huì)議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會(huì)議召開的具體會(huì)場(chǎng)。為了使會(huì)議取得預(yù)期效果，選擇會(huì)議的最佳會(huì)址也得考慮多種因素。

國際性或全國性會(huì)議，要考慮政治、經(jīng)濟(jì)、文化等大因素，一般在首都北京或其他中心城市如上海、武漢、廣州、西安等地召開。

專業(yè)性會(huì)議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)考察。小型的、經(jīng)常性的會(huì)議就安排在單位的會(huì)議室。選擇會(huì)址，還要考慮會(huì)場(chǎng)設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。

二、會(huì)前準(zhǔn)備

在領(lǐng)導(dǎo)確定了會(huì)議諸要素以后，頂尖秘書就應(yīng)著手做準(zhǔn)備工作了。會(huì)前準(zhǔn)備很重要，不允許有絲毫的疏漏差錯(cuò)。會(huì)前準(zhǔn)備充分是會(huì)議成功的保證。

會(huì)議計(jì)劃和成本預(yù)算

開會(huì)需要?jiǎng)佑萌肆?、物力、?cái)力，又往往占用一些工作、生產(chǎn)時(shí)間。為了使開會(huì)與日常工作、生產(chǎn)互相結(jié)合、促進(jìn)，而不是互相沖突、抵耗，會(huì)議必須要有計(jì)劃。開會(huì)也是一種投入與產(chǎn)出，盡管投人往往是有形的，產(chǎn)出往往是無形的，但總是以最少的投人爭(zhēng)取最大的產(chǎn)出。因此，會(huì)議應(yīng)該計(jì)算成本，作出預(yù)算，包括在會(huì)議計(jì)劃之中。

(1)會(huì)議計(jì)劃。

會(huì)議計(jì)劃首先應(yīng)明確會(huì)議的目的和任務(wù)，確定會(huì)議的名稱、出席對(duì)象、主持人、規(guī)模、規(guī)格、召開時(shí)間、需用時(shí)間、地點(diǎn)、議程等，即會(huì)議六要素的具體化。

其次會(huì)議計(jì)劃應(yīng)明確會(huì)議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作，如需用哪些文件，會(huì)場(chǎng)怎樣布置，是否需要食宿、車輛，是否安排參觀、文化娛樂等其他活動(dòng)。 ’

再次決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員，必要時(shí)成立籌備組、臨時(shí)秘書處或籌備委員會(huì)。

會(huì)議計(jì)劃由秘書制訂、提出。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后-再由秘書或秘書處組織人員。分頭按計(jì)劃執(zhí)行。

機(jī)關(guān)、單位內(nèi)部的小型會(huì)議也應(yīng)有計(jì)劃，使組織成員做到心中有數(shù)，早作安排。部門的會(huì)議至少應(yīng)提前一星期報(bào)至辦公室，由辦公室統(tǒng)籌安排，訂出一周會(huì)議安排表，使各部門工作不致相互沖突，領(lǐng)導(dǎo)也可有選擇、有計(jì)劃地參加部門會(huì)議，有利于全局工作的順利開展。

(2)會(huì)議成本預(yù)算。

有明顯投入的大中型會(huì)議，特別是跨地區(qū)的、會(huì)期超過一天的會(huì)議，必須計(jì)算成本，作出預(yù)算。

會(huì)議成本包括兩部分：

①“顯性成本”。

即會(huì)議明顯的耗費(fèi)，如會(huì)場(chǎng)租借費(fèi)、文件材料費(fèi)、與會(huì)者的交通費(fèi)、食宿費(fèi)、活動(dòng)費(fèi)以及服務(wù)人員的工資等。這些費(fèi)用是可以明顯計(jì)算出來的，又是直接消費(fèi)的。

②“隱性成本”。

即與會(huì)者因參加會(huì)議而損失的勞動(dòng)價(jià)值，一般不大為人們所注意的成本。這部分勞動(dòng)價(jià)值以每小時(shí)工資的3倍再乘以2計(jì)算。它的含義是這樣的：一個(gè)生產(chǎn)者的勞動(dòng)價(jià)值至少是他工資的8倍，參加會(huì)議前必然要作些準(zhǔn)備，會(huì)后又有用于思考、回憶的時(shí)間，所以還要乘以2。會(huì)議成本的計(jì)算公式是：會(huì)議成本=X+2J×N×T

其中，X表示顯性成本的總和；J代表與會(huì)人員每小時(shí)平均工資的3倍；N表示人數(shù)；T代表時(shí)間(小時(shí))。

所以，召開一個(gè)百人左右、跨地區(qū)的、會(huì)期3至5天的中型會(huì)議，其會(huì)議成本總數(shù)將達(dá)到幾萬元甚至幾十萬元。有些國家、有些大企業(yè)每次開會(huì)總把會(huì)議成本預(yù)算表貼在會(huì)議室的門口，讓每個(gè)與會(huì)者一進(jìn)門就知道這次會(huì)議要花費(fèi)多少代價(jià)，從而共同努力提高會(huì)議的效率。因此，一些目標(biāo)、效果不十分明顯的會(huì)議應(yīng)當(dāng)少開或不開。頂尖秘書雖無決定權(quán)，但應(yīng)有清醒的頭腦、正確的態(tài)度?？梢蕴岢鲎约旱囊庖?。

文件準(zhǔn)備較重要的會(huì)議頂尖秘書都需要事先準(zhǔn)備文件

會(huì)議文件有兩大類：

一類是供會(huì)上學(xué)習(xí)參考的文件資料。如上級(jí)的有關(guān)政策、方針、法規(guī)、計(jì)劃。以及專業(yè)、技術(shù)性資料等。這類文件有些在會(huì)議結(jié)束后不能讓與會(huì)人員帶走，秘書應(yīng)做好回收工作。

另一類就是會(huì)議本身所產(chǎn)生的文件。如：開幕詞、工作報(bào)告、講話稿、會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議決

定、會(huì)議紀(jì)要、閉幕詞、會(huì)議總結(jié)等。其中，開幕詞、工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿是必須在會(huì)前準(zhǔn)備妥當(dāng)?shù)?，其他文件則在會(huì)議過程中或會(huì)議結(jié)束時(shí)形成。

這類文件可以讓與會(huì)人員帶走，作為進(jìn)一步學(xué)習(xí)或傳達(dá)、貫徹之用。

(1)開幕詞。

開幕詞是會(huì)議開始時(shí)會(huì)議主席所作的發(fā)言稿，一般帶有預(yù)告及禮儀性質(zhì)，比較簡(jiǎn)短。內(nèi)容大體包括三方面：

①對(duì)來賓和與會(huì)人員表示歡迎。

②對(duì)會(huì)議的內(nèi)容、任務(wù)、目的作簡(jiǎn)要介紹。

③預(yù)祝會(huì)議成功。

(2)工作報(bào)告。

工作報(bào)告是會(huì)議的主要文件，其中的主要內(nèi)容往往是會(huì)議討論的中心議題。工作報(bào)告必須有實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，既可以是對(duì)前階段工作成果、經(jīng)驗(yàn)、缺點(diǎn)的回顧與總結(jié)，也可以是對(duì)后階段工作提出計(jì)劃、預(yù)算、部署或展望。工作報(bào)告既要全面，又要重點(diǎn)突出。篇幅一般較長，幾千字到幾萬字不等，視內(nèi)容而定。

(3)發(fā)言稿。

這里指的是除工作報(bào)告之外的其他與會(huì)者的發(fā)言稿。發(fā)言稿也要有具體的內(nèi)容，但不像工作報(bào)告那樣面面俱到，而應(yīng)是背景介紹，或是財(cái)政開支，或是人事管理，或是專業(yè)背景，或是會(huì)議關(guān)心的其他問題。等等。有些會(huì)議對(duì)發(fā)言時(shí)間有限定，發(fā)言稿一般不宜太長。發(fā)言稿有些是由發(fā)言人親自撰寫，也有些是由秘書代為起草，冉修訂定稿。

(4)其他會(huì)議文書。

除此三文件之外，頂尖秘書還必須準(zhǔn)備好會(huì)議所用的技術(shù)性、程序性文書材料，如：會(huì)議通知、會(huì)議議程表、日程表、作息時(shí)間表、與會(huì)人員名單、通訊錄、分組名單、住房安排表、工作人員名單、車輛調(diào)度表，等等。

(5)會(huì)議文件的準(zhǔn)備程序。

一般先由領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容、目標(biāo)的要求確定要點(diǎn)，授意給秘書。頂尖秘書按照領(lǐng)導(dǎo)授意，收集資料，寫成初稿，呈給領(lǐng)導(dǎo)審閱。領(lǐng)導(dǎo)審閱后提出意見，交回給秘書修改，或是自己修改。頂尖。秘書修改后再次呈給領(lǐng)導(dǎo)，由領(lǐng)導(dǎo)審定后簽發(fā)。秘書或文員將簽發(fā)的文稿打印、裝訂成正式文件。其程序如下：

會(huì)議準(zhǔn)備

對(duì)會(huì)場(chǎng)的要求總體上是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、一應(yīng)設(shè)備齊全、利于安全和保密。具休要求如下：

(1)會(huì)場(chǎng)布置

會(huì)場(chǎng)除了整潔、安靜、明亮、通風(fēng)、安全等要求之外，還應(yīng)考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。小型會(huì)議可安排在一般會(huì)議室，會(huì)議室有方形、長方形、圓形、橢圓形等。會(huì)議室的中央放置長方形或長圓形會(huì)議桌，桌上正中可以放置一兩盆鮮花，四邊供與傳教放置文件、文具、茶杯之用。桌子的周圍放置靠背椅，數(shù)量視人數(shù)而定。主席的位置一般在會(huì)議桌的兩端，視門的方向而定，通常在門的左側(cè)。多邊會(huì)議采用正圓形會(huì)議桌，或多邊形桌位，因?yàn)檎龍A形或多邊形會(huì)議桌的席位無主次之分。大中型會(huì)議則安排在會(huì)議廳，扇形會(huì)議廳比長方形的效果要好。會(huì)議廳的前方安排主席臺(tái)與講臺(tái)。主席臺(tái)應(yīng)用長方形桌，上鋪白色、天藍(lán)色或其他顏色桌面。臺(tái)上方或后方懸掛會(huì)標(biāo)。會(huì)標(biāo)一般用紅底白字，企業(yè)也可用紅底金字。講臺(tái)不宜過大過高，應(yīng)與講話人的身材比例協(xié)調(diào)。臺(tái)前可放置花草盆景，使主席臺(tái)整體上顯得色彩和諧，舒心悅目。面對(duì)主席臺(tái)的是與會(huì)者席位，應(yīng)有桌有席。便于放置文件和做記錄，席位之間不應(yīng)太擠，便于進(jìn)出活動(dòng)。研討會(huì)、座談會(huì)可將桌椅排成半圓形或小方塊形，席前除文件、資料外，可放置飲料、水果，還應(yīng)多備話筒，便于與會(huì)者原桌發(fā)言和多向交流。會(huì)場(chǎng)大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)，與其過大，不如偏小。會(huì)場(chǎng)過大則顯得松散，容易產(chǎn)生遲到、早退現(xiàn)象，不利于產(chǎn)生好的會(huì)議效果；偏小反而顯得緊湊，容易使人思想集中。情緒飽滿。

工作會(huì)議或同一系統(tǒng)會(huì)議，與會(huì)者的席位依職務(wù)高低為序，職務(wù)越高者離主席席位越近，兩邊入席，左高右低，前高后低。研討會(huì)、座談會(huì)之類的會(huì)議，與會(huì)者可隨到隨坐，不指定席位。重要的大中型會(huì)議，則應(yīng)按地區(qū)、系統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，與會(huì)者由秘書或服務(wù)人員引領(lǐng)入席。

(2)主席臺(tái)席位。

重大會(huì)議的主席臺(tái)席位應(yīng)講究排列。主席臺(tái)席位視人數(shù)設(shè)一排或數(shù)排，第一排席位應(yīng)為單數(shù)。席位的次序應(yīng)以主席團(tuán)成員職務(wù)高低，對(duì)會(huì)議的重要程度而定。邀請(qǐng)的貴賓或來賓如安排在主席臺(tái)就坐的也按照同樣原則。

第一排的正中為首席．其次是左位，再次為右位-先左后右，左高右低．前排為主。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。

(3)會(huì)場(chǎng)設(shè)施。

會(huì)場(chǎng)一應(yīng)設(shè)施都必須在開會(huì)前準(zhǔn)備齊全，如擴(kuò)音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機(jī)、燈光照明、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴(kuò)音器

的音量大小)，以免臨時(shí)發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯(cuò)。

(4 ）其他準(zhǔn)備。

會(huì)期較長的會(huì)議應(yīng)準(zhǔn)備與會(huì)人員的就餐、住宿。會(huì)場(chǎng)外應(yīng)有醫(yī)護(hù)人員值班。遠(yuǎn)道而來的應(yīng)準(zhǔn)備接送車輛。會(huì)議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準(zhǔn)備宣傳提綱。重要會(huì)議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會(huì)議計(jì)劃中如安排參觀、考察、游覽等活動(dòng)，或贈(zèng)送圖片、資料、紀(jì)念品等，都應(yīng)在會(huì)前做好準(zhǔn)備。

會(huì)議議程、程序的擬定

(1 )議程。

會(huì)議通常有一個(gè)或幾個(gè)相關(guān)的議題。若有多個(gè)議題，頂尖秘書應(yīng)根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，編排議程，印成文字，就是議程表，會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員。

(2)程序。

會(huì)議內(nèi)容除了議題之外，還有一些禮儀性、結(jié)構(gòu)性或?qū)⒆h程具體化的內(nèi)容與項(xiàng)目，如宣布會(huì)議開始、奏樂、致開幕詞、小組討論、發(fā)言、致閉幕詞、宣布會(huì)議結(jié)束等。把第一次會(huì)議的這些項(xiàng)目和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書，就是程序表。 程序表最好能列上時(shí)間安排，具體到幾點(diǎn)幾分。

(3)日程表與作息時(shí)間表。

會(huì)期超過一天的會(huì)議，還應(yīng)訂出日程表和作息時(shí)間表。

①日程表。

即將會(huì)議的全部?jī)?nèi)容(包括參觀和文娛活動(dòng))分解安排在會(huì)期幾天的各單元(如分上午、下午、晚上)或時(shí)數(shù)(幾點(diǎn)至幾點(diǎn))內(nèi)，以簡(jiǎn)短的文字表達(dá)，制成表格。

②作息時(shí)間表。

即將每天的起居、用餐、參加會(huì)議或其他活動(dòng)、休息等時(shí)間安排制成表格。安排作息時(shí)間應(yīng)考慮到勞逸結(jié)合、冬夏時(shí)令特征等因素。

會(huì)議議程、程序、日程表、作息時(shí)間表的擬定，體現(xiàn)出會(huì)議準(zhǔn)備的充分和計(jì)劃的嚴(yán)密，可以使與會(huì)人員和服務(wù)人員做到心中有數(shù)，使會(huì)議有條不紊地進(jìn)行，這是會(huì)議成功的必要保證。

會(huì)議通知的發(fā)送

會(huì)前一切準(zhǔn)備就緒之后，就應(yīng)及時(shí)發(fā)送會(huì)議通知。本單位的小型會(huì)議，可采用口頭、電話、書面通知等方式通知。外單位或跨地區(qū)的會(huì)議必須寄送書面通知，邀請(qǐng)性會(huì)議則可寄送請(qǐng)柬或邀請(qǐng)

信。

會(huì)議通知上應(yīng)寫明下列內(nèi)容：

①會(huì)議召開的時(shí)間、需用時(shí)間或會(huì)期，地點(diǎn)(會(huì)址)。

②會(huì)議名稱和主要議題。

③參加對(duì)象。

④須作什么準(zhǔn)備。

⑤報(bào)到日期、地點(diǎn)、接站辦法等。

⑥召集單位署名、通知發(fā)出日期，加蓋公章。

邀請(qǐng)性會(huì)議為準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù)，做好相應(yīng)準(zhǔn)備，通知時(shí)應(yīng)提前7天以上并附加回執(zhí)。

回執(zhí)中需有下列內(nèi)容：

①受邀請(qǐng)者娃名、性別、年齡、工作單位及地址、職務(wù)或職稱。

②是否參加會(huì)議。

③預(yù)訂住房標(biāo)準(zhǔn)。

④提交論文題目或資料名稱。

⑤回程車船機(jī)票登記等。

會(huì)議通知可采用郵寄(包括電子郵件)、傳真、專人送達(dá)等方式，對(duì)重要的邀請(qǐng)對(duì)象可用發(fā)送書面通知或請(qǐng)柬，再加電話征詢、確定的雙重方式。

附回執(zhí)的通知應(yīng)計(jì)算郵途的來回時(shí)間，受邀請(qǐng)者考慮和準(zhǔn)備時(shí)間，相應(yīng)提前發(fā)送，但又不可提前過多，以免對(duì)方遺忘。

就是在一些特殊情況下，請(qǐng)一些在正常會(huì)議時(shí)原本沒有資格或者不應(yīng)該出席會(huì)議的人員參與的會(huì)議。