助理、秘書與文員在本質(zhì)上都是秘書，只不過是它們從事的秘書工作側(cè)重點有所不同。一般來說，秘書工作大致可分為abcd四個層次，最上層a部分工作是指參與企業(yè)經(jīng)營決策、協(xié)調(diào)與各方面的關(guān)系、陪同上司出席各種商務(wù)活動和負(fù)責(zé)秘書部門的管理等工作；b部分工作包括上司辦公室的管理、負(fù)責(zé)文件起草、信息收集、日程管理、上司出差準(zhǔn)備等工作；c部分工作包括為上司接打電話、接待客人、收發(fā)郵件等工作；最底層d部分工作主要足負(fù)責(zé)辦公用品管理、安檢、衛(wèi)生等行政后勤工作。 在大多數(shù)公司，負(fù)責(zé)a部分工作的一般是由辦公室主任這類的人，a類工作實際上屬于企業(yè)管理的范疇，不是嚴(yán)格意義上的“秘書工作”；同樣，d部分的工作也不是嚴(yán)格意義的“秘書工作”，它屬于行政后勤工作的范圍。因此，秘書工作的核心是b和c這兩部分。 我國目前對“助理”、“秘書”和“文員”這幾種職位沒有進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分，不過，種分類可以看出，所謂“助理”就是負(fù)責(zé)a和b兩部分工作的人；所謂“秘書”就是負(fù)責(zé)b和c兩部分工作的人；而“前臺”或“文員”就是負(fù)責(zé)c和d兩部分工作的人。前臺,文員,秘書，文秘，助理和行政之間的區(qū)別 在小公司，助理＝前臺＝文員＝秘書＝打雜＝茶水生＝繁瑣 前臺： 工作職責(zé)： 1、 負(fù)責(zé)公司前臺接待工作。 2、 負(fù)責(zé)公司電話接轉(zhuǎn)、收發(fā)傳真、文檔復(fù)印等工作。 3、 負(fù)責(zé)各類辦公文檔、商務(wù)文檔、合同協(xié)議的錄入、排版、打印。 4、 日常文書、資料整理及其他一般行政事務(wù)。 技能要求： 1、 對辦公室工作程序熟悉 2、 熟練使用Word、Excel等辦公軟件，會借助互聯(lián)網(wǎng)查找資料； 3、 具有優(yōu)秀的中英文書寫能力、表達(dá)能力； 4、 具有良好的溝通能力、協(xié)調(diào)能力，及較強(qiáng)的保密意識； 5、 熟練使用各種辦公自動化設(shè)備； 6、 具有良好的適應(yīng)能力，能在壓力下工作。 文員1：（分為好多種，每種要求不同，但基本要求相同，以下為辦公室文員） 工作職責(zé)： 1、根據(jù)辦公室領(lǐng)導(dǎo)的要求，完成有關(guān)報告、文稿的起草、修改工作。完成打字、復(fù)印及傳真等工作，及時送交領(lǐng)導(dǎo)或按要求傳送給客戶。 2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會議的書面記錄、整理。 3、完成各類文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。 4、根據(jù)要求采購日常辦公用品，并及時登帳。管理本部的財產(chǎn)帳目（低值易耗品、固定資產(chǎn)）。做好辦公室設(shè)備管理及維修。 5、做好年度報刊雜志的訂閱工作，收發(fā)日常報刊雜志及郵件交換。 6、做好辦公室每月考勤。做好物品保管工作。 技能要求： 1、教育背景：文秘或管理類相關(guān)中專以上學(xué)歷。 2、經(jīng)驗：從事二年以上企業(yè)文員工作經(jīng)驗。 3、技能技巧：熟悉辦公室行政管理知識；熟悉辦公軟件。 4、工作仔細(xì)認(rèn)真、責(zé)任心強(qiáng)、為人正直、敢干堅持原則； 5、有較強(qiáng)的溝通協(xié)調(diào)能力。有良好的紀(jì)律性、團(tuán)隊協(xié)助作以及服務(wù)創(chuàng)新精神。 6、年齡在20-25歲左右 文員2：（工程文員） 工作職責(zé)： 1、處理來函文件，登記、歸檔、統(tǒng)計資料、打印、復(fù)印函件資料。 2、編制每月辦公用品，做好領(lǐng)用發(fā)放工作。 3、辦理工作餐卡、藥費報銷及其它日用品的發(fā)放工作。 4、協(xié)助編制部門工資、獎金發(fā)放表格。協(xié)助做好工程部月材料、資金消耗表，水電、煤月度能耗表。 5、保證工程部辦公室的清潔衛(wèi)生和接傳電話。 6、負(fù)責(zé)登記員工考勤表。 7、協(xié)助工程部對所有圖紙、技術(shù)資料、圖書進(jìn)行分類，編號、建卡、存檔、建帳和保持資料的完整性。 8、完成部門安排的其他工作任務(wù)。 技能要求： 1、高中以上文化程度，有一定工作能力。 2、責(zé)任心強(qiáng)，工作細(xì)致、穩(wěn)重、踏實、耐心、熱情、終于職守、嚴(yán)守機(jī)密。 3、從事工作二年以上。書寫工整、流利、受過秘書工作培訓(xùn)。 4、身體健康、精力充沛。 秘書:（部門秘書） 工作職責(zé)： 1、負(fù)責(zé)組織部召開的各種會議的會務(wù)工作，做好會議記錄，起草會議紀(jì)要、簡報，協(xié)助督促各單位貫徹落實各項工作任務(wù)的情況。 2、做好各類文件的登記、保管、轉(zhuǎn)發(fā)、立卷、存檔等，保管使用印鑒、介紹信及經(jīng)費本。 3、草擬年度工作計劃、總結(jié)、報告、清算、批復(fù)等文檔。 4、做好辦公室勤雜內(nèi)務(wù)工作、文書檔案管理，做好上級及校內(nèi)有關(guān)文件收發(fā)、登記、傳閱、下發(fā)和年終清理、立卷、歸檔工作，辦理定購和發(fā)放各種學(xué)習(xí)材料。 5、做好部信件登記、分發(fā)、寄發(fā)工作，受理黨員干部來信來訪工作，及時做好登記、自辦或傳遞等工作，遇到重大問題及時向部領(lǐng)導(dǎo)匯報。 6、協(xié)助部領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各個崗位的工作關(guān)系。 7、深入基層單位調(diào)研做好部領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。 8、協(xié)助做好部辦公室的日常工作。 9、做好部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項工作。 技能要求： 1、大學(xué)本科，經(jīng)濟(jì)或中文專業(yè)，2年以上秘書工作經(jīng)驗； 2、良好的組織、溝通能力； 3、流利的英語聽說讀寫能力； 4、熟練的計算機(jī)操作技巧 秘書：（總經(jīng)理秘書） 工作概述： 負(fù)責(zé)文件的匯簽、收發(fā)管理；對公司級會議進(jìn)行記錄，并整理成文；處理總經(jīng)理日常行政事務(wù)、會議、接待、活動、報銷單整理等工作；負(fù)責(zé)總經(jīng)理和各部門總監(jiān)的聯(lián)絡(luò)工作；整理總經(jīng)理的文件；完成部門經(jīng)理布置的各項工作。 工作職責(zé)： 1、協(xié)助總經(jīng)理處理公司公文、行政事務(wù)。 2、執(zhí)行總經(jīng)理交辦的各事項。 3、了解文件管理制度、日常文件的收發(fā)程序。 4、擬定文件的借閱權(quán)限及借閱規(guī)定，并嚴(yán)格按規(guī)定借閱。 5、負(fù)責(zé)文件的匯簽、收發(fā)、管理工作。 6、做好公司級會議的記錄、并整理成文。 7、嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好各項保密工作。 8、總經(jīng)理活動、接待方面的安排、報銷單的整理、來訪的接待，與各部門聯(lián)系密切。 9、有關(guān)文稿的撰寫及審批。 10、公司會議、報告的安排。 11、公司所有資料的存檔。 12、每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計劃。 技能要求： 1、女性，26歲以下， 2、文秘、檔案管理、中文等專業(yè)，大專以上學(xué)歷 3、形象、氣質(zhì)較好，工作認(rèn)真細(xì)致，工作條理性、邏輯性較強(qiáng)。 4、有總經(jīng)理秘書工作經(jīng)驗，具有良好的服務(wù)意識具有良好口頭及文字表達(dá)能力。 5、熟練使用各種辦公軟件及辦公工具 助理：（行政助理） 工作概述： 制定和完善公司的行政管理制度，使公司的管理更加規(guī)范、合理；合理安排車輛調(diào)度；員工日常行為的督導(dǎo)；辦公區(qū)域的管理；日常行政事務(wù)的管理。 工作職責(zé)： 1、 擬制行政管理制度，并對各部門執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查。 2、有效合理的安排公司員工用車，以提高員工的工作效率。 3、負(fù)責(zé)員工午餐的安排及協(xié)調(diào)工作。 4、按管理規(guī)定和作業(yè)流程及時完成公司人員的名片印制。 5、新進(jìn)員工辦公桌位的安排。 6、負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的管理。 7、員工日常行為規(guī)范的管理，并進(jìn)行相應(yīng)的獎罰。 8、配合行政部經(jīng)理做好年度行政預(yù)算工作。 9、負(fù)責(zé)公司通訊費用的審查與管理工作。 10、負(fù)責(zé)會議室與活動中心的管理工作。 11、負(fù)責(zé)為客戶和公司活動準(zhǔn)備場地。 12、根據(jù)公司年度行政預(yù)算及庫存情況進(jìn)行辦公用品、辦公設(shè)備的采購，超出預(yù)算的支出需經(jīng)部門經(jīng)理、財務(wù)部總監(jiān)批準(zhǔn)后方可采購。 13、嚴(yán)格按照采購管理制度進(jìn)行采購，要貨比三家（至少三家），進(jìn)行詢價、比價、議價。 14、每周一提交上周工作總結(jié)和本周工作計劃。 技能要求： 1、大學(xué)?？茖W(xué)歷，文秘專業(yè)優(yōu)先考慮。 2、限女性。 3、計算機(jī)操作熟練。 4、1年以上行政或文秘相關(guān)工作經(jīng)驗。 5、有人力資源職業(yè)資格證書或財會知識的優(yōu)先考慮 助理：（銷售助理） 工作職責(zé)： 1．電話的接聽工作及上門客戶的接待工作。熟悉公司產(chǎn)品的基本情況，得體的回答問題或轉(zhuǎn)給相關(guān)人員（部門）。 2．客戶資料的管理工作，包括數(shù)據(jù)的收集整理分析，相應(yīng)產(chǎn)品信息的email，直郵及信息反饋工作。 3．網(wǎng)站的更新及相應(yīng)軟性文章的發(fā)表收集工作。 4．廣告的管理工作。包括印刷品的設(shè)計制作，小禮品，促銷活動的策劃和制作。 5．產(chǎn)品的網(wǎng)上直銷工作，包括電話銷售和訂單處理。 技能要求： 1、大專以上（管理/營銷相關(guān)專業(yè)優(yōu)先） 2、較強(qiáng)的溝通交往能力，演講演示能力 3、能熟練運(yùn)用office等辦公軟件 4、有較強(qiáng)的文字處理能力和表達(dá)能力 5、有較強(qiáng)英文讀，寫，聽，說運(yùn)用能力 6、有分析整理客戶資料的能力。 7、一年以上銷售或行業(yè)工作經(jīng)驗。